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Der SKP EXECUTIVES, ein wichtiges Forum für Networking und Brush-up hochstehender HR Themen, richtet sich an Executives aus dem HR Management des obersten Kaders in Unternehmen aus allen Branchen.

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Mehr Wertschätzung für die Personaladministration!

Die Aufgaben in der Personaladministration übersteigen die Lohnverarbeitung bei weitem. Doch vielerorts ist der Stellenwert verloren gegangen. Dennoch ist die Lohn- und Personaladministration eine Schlüsselaufgabe und verlangt Expertenwissen.

Seit Jahren ist zu beobachten, dass die Personaladministrati­on einerseits an Wertschätzung verliert, andererseits an Stellenwert für den betrieblichen Erfolg stetig zulegt. Es muss also mehr Raum für die Definition des gesamten Personalwesens geschaffen werden. Wer die Folgen einer falschen Ver­lagerung unterschätzt, wird mit Feh­lern und Auswirkungen konfrontiert werden, die später nur noch Fach­ leute reparieren können. In einigen Firmen werden diese Fachspezialis­ten­Funktionen noch immer hoch gehalten und auf der gleichen Stufe wie Personalbereichsleiter geführt, in anderen wird man jetzt wach. Auf­ grund der wachsenden und immer wechselnden Anforderungen, gerade im internationalen Bereich, ist also Umdenken angesagt.
Komplexität der aufgaben nimmt zu
Es muss dringend in jene Mitarbei­tende investiert werden, die nicht nur für Lohn­ und Personaladminis­tration zuständig sind, sondern ein umfassendes Wissen aufbauen: Sie müssen stets über Neuerungen und Gesetzesänderungen oder ­anpas­sungen informiert sein, diese in die tägliche Arbeit umsetzen, Schnitt­ stellen erkennen. Steuerrelevante Informationen müssen in die Lohn­buchhaltung einfliessen, Gesetzes­änderungen entsprechend abgebil­det werden. Die Mitarbeitenden im Personalwesen müssen immer wie­ der ihre Tätigkeit hinterfragen und gerade dabei auch steuer­ und sozialversicherungsrechtliche Abklärungen vornehmen.

In den letzten Jahren wird ver­mehrt mit Auswertungen, mit kom­plexen Tabellen und Datenimporten gearbeitet. Manuelle Eingaben fallen immer mehr weg. Es gilt also auch, Expertenwissen in Sachen Lohn­, Personal­ und weiteren Computer­ systemen aufzubauen, um die Um­stellung von Prozessen und Sys­temen fachmännisch zu betreuen. Diese Fachleute müssen nicht nur äusserst exakt und strukturiert den­ken, sondern auch die verschiedenen Computersysteme effizient nutzen. Auch in grösseren Unternehmungen arbeiten sie ohne Stellvertretung, stehen in der monatlichen Lohn­verarbeitung mit fixen Terminen un­ter enormem Druck, Anforderungen wachsen monatlich. Eine Dokumen­tation ihrer Tätigkeit findet meist keine Zeit mehr, was leider erst bei Personalausfällen und Kündigungen sichtbar wird.

Qualifizierte kräfte rekrutieren
Da die Sachbearbeiter mit den Mitar­beitenden für die unterschiedlichsten Fragestellungen mit persönlichen und vertraulichen Themen zu tun haben, sollten sie über eine gute Sozialkom­petenz und entsprechende Kommunikationsfähigkeit und Freundlichkeit verfügen und sich das Datenschutz­ gesetz stets vor Augen halten. Nebst Mitarbeitenden sind auch Personal­ verantwortliche, Behörden, Ämter, Schnittstellen wie die IT oder die Pensionskasse Ansprechpartner der Lohn-­ und Personalsachbearbeiter.
Das Ziel jeder Firma muss es sein, qualifizierte Kräfte zu rekrutieren, auszubilden und zu erhalten. Falsch ist es, diese anspruchsvollen Auf­gaben einfach an Mitarbeitende im Nebenamt abzuwälzen, was zu vielen Fehlern führen kann und zeit­ und kostenintensiv wird. Eine andere Möglichkeit ist auch, die Tätigkeiten an entsprechende Fachspezialisten auszulagern, damit die Qualität stets gewährleistet ist.

Fehler können teuer werden
Werden ungenügend qualifizierte Mitarbeitende eingestellt oder ist zu wenig Kapazität da, werden Aufga­ben fehlerhaft ausgeführt und Mit­arbeitende überfordert. Hierzu ein Beispiel: Seit 1. Januar 2009 ist das neue Familienzulagengesetz (FamZG) in Kraft. Die Umsetzung war und ist je nach Grösse der Firma zeitauf­wendig und kann zu Unsicherheiten und schwierigen Abklärungen füh­ren. Sorgfältige Kenntnisse der Ge­setzesvorgaben sind relevant. Wird die Anspruchsberechtigung für Kin­derzulagen bei jedem Mitarbeitenden beispielsweise nicht sorgfältig ab­geklärt, kann dies zu falschen Aus­zahlungen führen und zu weiteren Problemen, die mit viel Aufwand ver­bunden sind.
Weitere Risiken zeigen sich vor allem auch bei jenen Mitarbeitenden, die ins oder vom Ausland entsandt werden. Es werden wohl komplexe Entsendungsvereinbarungen erstellt, dabei gehen aber hin und wieder die Umsetzung im Lohnsystem und die entsprechenden Sozialversicherungs­ abklärungen vergessen. Werden die­se Versicherungen nicht korrekt ab­gewickelt, kann dies zu fehlenden Leistungen im Schadenfall, als Bei­spiel bei einer Invalidität, und damit zu einer massiven Kostenbelastung für eine Firma führen.

Personaladministration ist Managementaufgabe Jede Tätigkeit der Lohn­ und Per­sonalsachbearbeitung ist sehr hoch einzuschätzen für den Erfolg des Un­ternehmens. Jeder Fehler führt zur Mehrbelastung der Firma und zu Mehrkosten: Dazu gehören Nach­tragszahlungen bei Versicherungen und Steuern, fehlende Unterlagen und Probleme in der Revision, falsche oder nicht abgelieferte Quellensteu­erbeiträge, Bussen, fehlende Versi­cherungsleistungen, nicht eingefor­derte Taggelder der Erwerbsersatz­ordnung und Krankentaggeldversi­cherung usw.
Personaladministration ist eigent­liche Personalmanagementaufgabe; sie verlangt Expertenwissen sowie permanente Aus­ und Weiterbildung. Es sind Fachleute gefordert, die nicht nur up to date sind, sondern auch über Fähigkeiten der Schnittstellen­bildung verfügen, kommunizieren können und in Prioritäten entschei­den. Eine der wichtigsten Dienstleis­tungen für jeden Unternehmenser­folg garantieren diese Mitarbeiter, die weit weg sind von repetitiven Arbeiten ohne Verantwortung. Sie bieten viel mehr eine sinnvolle Effi­zienzsteigerung und gute Zusam­menarbeit mit den unterschiedlichs­ten Anspruchsgruppen. Damit muss Personaladministration zur eigent­lichen Managementaufgabe aufge­wertet werden, um ihren entschei­denden Beitrag für den Erfolg jedes Unternehmens der Zukunft zu ga­rantieren.
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Verena Carloni ist Geschäftsführerin der Firma Carloni Consulting GmbH in St.Gallen. In Zusammenarbeit mit weiteren Spezialisten und Netzwerkpartnern gilt sie als Expertin für alle Fragen der nationalen und interna­tionalen Lohn­ und Personaladministration. www.carloni-consulting.ch.

(Neue) Herausforderungen an die HR-Executives

Zurück zum Vollzugs-„Gehülfen“ – oder …

Während in vielen Kreisen über die Strategische Rolle des HRM sinniert wird und das neu-alte Klagelied über die Verabschiedung aus der Geschäftsleitung oder über den Nichteinbezug in dieselbe angestimmt wird, hat die einst so hoffnungsvolle Entwicklung des HRM eine Richtung eingenommen, der es proaktiv zu begegnen gilt.

In vielen Unternehmen befindet sich das HRM in der Rolle des Vollzugs-„Gehülfen“ der Geschäftsleitungen im Rahmen der allgegenwärtigen Restrukturierungs- und Business-Process-Reengineering Programme. Kosten einsparen steht an oberster Stelle. Dies geschieht nach altbekanntem Rezept schwergewichtig im Personalbereich. Für Fantasie und alternative Lösungen bleibt wenig Spielraum.Das HRM hat in erster Linie dafür zu sorgen, dass die beschlossenen Abbaumassnahmen so schnell, kostengünstig und reibungslos wie möglich über die Bühne gehen.Die übrigen wichtigen Prozess- und Querschnittsfunktionen des HRM geraten dabei gerne ins Abseits oder gar in Vergessenheit.

Sicherlich spielen dabei die schlechte konjunkturelle Situation als auch die schwierige wirtschaftliche Lage vieler Unternehmen eine grosse Rolle. Der wahre Grund für die unbefriedigende Entwicklung des HRM dürfte aber anderswo zu suchen sein.

… unternehmerische Funktion durch „added value“

Die wieder öfters gestellte Kernfrage über die Existenzberechtigung des HRM als unternehmerische Funktion lautet: Welcher direkte (und indirekte) unternehmerische Mehrwert (economic value added) wird durch das HRM generiert?Theoretisch lässt sich diese Frage eindeutig beantworten. Das HRM liefert ohne Zweifel einen wesentlichen Beitrag zur Wertschöpfung des Unternehmens.Die Beweisführung in der Praxis ist uns aber immer noch nicht so gut gelungen. Liegt dies an den fehlenden Gelegenheiten? Ich glaube nicht.

Sozialversicherungen in der Krise !

Es ist eine Tatsache, dass der Schweiz das Geld langsam ausgeht, mit dem wir bisher ohne nennenswerte kollektive Opfer unseren Sozialstaat finanziert haben.Zum einen ist die Mittelknappheit von Staat, Unternehmen und Bürgern die direkte Folge einer strukturellen Wirtschaftsschwäche, die jenseits der Konjunkturzyklen seit den Siebzigerjahren anhält.Zum anderen wird die demographische Entwicklung das Verhältnis von Erwerbstätigen zu Ruheständlern in den nächsten Jahrzehnten gewaltig verändern und die Finanzierung der Altersvorsorge und der übrigen Sozialwerke zu einem schier unlösbaren Problem werden lassen.

Unternehmerische Ansätze …

Hier zeichnet sich eine grosse Chance für das HRM ab, indem es sich hörbar in die unternehmensinterne und -externe Diskussion einmischt und ausgewogene, über die reine Finanzierung hinausgehende Lösungsansätze einbringt. Darin müssen die Interessen sowohl des Unternehmens als auch der Mitarbeitenden angemessen berücksichtigt werden.Dies ist eine schwierige Aufgabe, die nicht nur grosse Fach- und Sozialkompetenz voraussetzt, sondern auch ein gerüttelt Mass an Zivilcourage.

… als erkennbare Wertschöpfung durch das HRM ?

Überlassen wir also die Lösung der anstehenden Probleme nicht einfach den Politikern, Gewerkschaftern und Versicherungsfachleuten, …
… sondern nehmen wir im Interesse der Unternehmen und ihrer Mitarbeitenden proaktiv an diesem Verteilungskampf teil!

Damit liefern wir in einem der sensibelsten Problembereiche unserer Volkswirtschaft den besten Beweis, dass das HRM durchaus in der Lage ist, messbare, praktische Beiträge zur unternehmerischen Wertschöpfung zu leisten.

Prof. Dr. Jürg P. Marx
Mehr unter http://vskp.ch/Kurse-und-Studiengänge/SKP-Executives.htm

Neues von AKAD Business

Die Zertifikatsprüfung für Personalassistentinnen und Personalassistenten findet am Samstag, 26. September 2009 in allen Studienzentren statt und bedeutet, durch die Anerkennung der AKAD Business durch die Schweizerische Trägerschaft für Berufs- und Höhere Fachprüfungen in Human Resources, gleichzeitig den Abschluss des Schweizerischen Trägervereins.

Unsere künftigen HR Fachleute absolvieren in diesen Tagen den schriftlichen Teil der eidg. Berufsprüfungen. Der mündliche Teil findet wiederum im Oktober in Fribourg statt. Aufgrund der neuen Prüfungsordnung und Wegleitung sind wir auf die Resultate besonders gespannt.

Das HR Diplomstudium für angehende HR Leitende erfreut sich grosser Beliebtheit, so dass wir voraussichtlich per Oktober dieses Jahres wiederum mit je einer Klasse in Basel und Zürich-Oerlikon starten dürfen.

Weiterbildungsangebote auf HR-Diplomstufe

Seit über 30 Jahren engagiert sich der VSKP (Verein Schweizerische Kurse für Personalmanagement) für die Förderung, Entwicklung und Gestaltung praxisorientierter Weiterbildung für Verantwortliche im Human Resources Management. Das Rückgrat dieses Engagements bildet die enge Zusammenarbeit des SKP sowohl mit der privaten und öffentlichen Wirtschaftspraxis als auch mit lizenzierten und qualifizierten Bildungsinstitutionen auf Berufsbildungs- und Hochschulniveau. Diese Kooperationen ermöglichen es dem SKP, hochstehende Weiterbildung anzubieten und dabei deren nahtlose Integration ins europäische Hochschul- und Berufsbildungssystem zu gewährleisten.

Mit Übernahme des SKP OPERATIONS vom IAP Basel durch AKAD Business wurde die Bezeichnung VSKP in Verein Schweizerische Kurse für Personalmanagement umgewandelt.

Der Verein SKP ist innerhalb der Dachorganisation HR Swiss – Schweizerische Gesellschaft für Human Resources Management – eine Organisation zum Themenbereich HRM-Weiterbildung und vergleichbar mit einer Regionalgesellschaft darin eingebunden. Durch diese intensive und institutionalisierte Verbindung ist der Verein SKP in allen bildungspolitischen Themen und Projekten im Umfeld des schweizerischen Human Resources Management aktiv beteiligt.

Mit den beiden Weiterbildungsangeboten «Dipl. HR Professional SKP/AKAD» und dem Certificate of Advanced Studies «SKP Executives» stehen Bildungsinteressierten heute zwei sorgfältig konstituierte und konsequent auf die berufliche Praxis ausgerichtete Weiterbildungsgänge offen.

Eine neue Website entsteht.

Die Website des Verein SKP wird neu entwickelt. Der Prototyp der neuen Website wurde freigegeben, die neue Website wird nun Schritt für Schritt aufgebaut.
Mehr unter vskp.dezemberundjuli.ch